Limit płatności gotówkowych dla firm może wzrosnąć do 25 tys. zł. To mała zmiana z dużymi skutkami

W Sejmie jest projekt podniesienia limitu jednorazowej transakcji gotówkowej między przedsiębiorcami z 15 tys. zł do 25 tys. zł. Zmiana miałaby obowiązywać od 1 stycznia 2027 r., ale nie jest jeszcze przesądzona. Dla małych firm stawką są koszty podatkowe, split payment, Biała Lista i prostsze rozliczenia w transakcjach o średniej wartości.

Obecny limit 15 tys. zł jest jednym z tych przepisów, o których przedsiębiorcy często przypominają sobie dopiero przy księgowaniu wydatku. W transakcjach między firmami płatność powyżej progu powinna przejść przez rachunek płatniczy. Projekt zakłada podniesienie tej granicy do 25 tys. zł.

To nie oznacza pełnej swobody płacenia gotówką. Limit nadal dotyczyłby jednorazowej wartości transakcji, a nie pojedynczej raty albo jednej faktury, jeśli cała umowa ma wyższą wartość. Firma nie powinna więc dzielić płatności tylko po to, aby formalnie zmieścić się pod progiem.

Przepis nie jest też ogólnym limitem dla każdej płatności w życiu prywatnym. Jego praktyczne znaczenie dotyczy przede wszystkim obrotu gospodarczego między przedsiębiorcami. W relacjach z konsumentami i przy innych typach transakcji trzeba osobno sprawdzić właściwe reguły, zamiast automatycznie przenosić próg z działalności gospodarczej.

Projekt wskazuje 1 stycznia 2027 r. jako datę wejścia w życie. To ważne, bo do tego czasu obowiązuje obecny próg i obecne konsekwencje podatkowe. Przedsiębiorca, który już dziś zapłaci gotówką ponad 15 tys. zł, nie może zakładać, że przyszła zmiana ochroni go wstecz.

Status sprawy jest równie istotny. Mowa o projekcie w ścieżce sejmowej, a nie o uchwalonej i obowiązującej ustawie. Firmy mogą przygotowywać procedury na potencjalną zmianę, ale księgowość powinna rozliczać bieżące transakcje na podstawie aktualnych zasad.

Dłuższy okres do ewentualnego wejścia w życie daje czas na zmianę instrukcji, ale może też uśpić czujność. W praktyce przedsiębiorcy często mieszają zapowiedzi z obowiązującym prawem, szczególnie gdy zmiana jest prosta do zapamiętania. Przy podatkach taka pomyłka potrafi wrócić dopiero po kontroli.

Największe ryzyko przy przekroczeniu limitu nie polega na tym, że urząd zakwestionuje sam fakt zapłaty. Problemem może być podatkowe rozliczenie wydatku. Jeżeli przedsiębiorca opłaci gotówką transakcję, która powinna przejść przez rachunek, część wydatku może nie trafić do kosztów uzyskania przychodu.

W praktyce oznacza to wyższy podatek i konieczność korekt. Dlatego limit powinien być wpisany w codzienny obieg dokumentów: zamówienia, umowy, faktury, płatności zaliczkowe i decyzje właściciela firmy. Księgowość nie zawsze jest w stanie uratować sytuację, jeśli informacja o gotówce pojawia się dopiero po fakcie.

Szczególnie uważać trzeba na zaliczki i płatności częściowe. Jeżeli całe zobowiązanie przekracza próg, rozbicie płatności na mniejsze kwoty nie powinno automatycznie dawać bezpieczeństwa. Dla firmy liczy się ekonomiczny sens transakcji, a nie tylko wygodny podział gotówki w kasie.

Limit płatności gotówkowych łączy się z innymi obowiązkami. Przy większych transakcjach firma musi pilnować rachunku kontrahenta, Białej Listy podatników i mechanizmu podzielonej płatności, jeśli dana faktura wchodzi w zakres obowiązkowego split payment. Podniesienie progu gotówkowego nie usuwa tych reguł.

To ważne zwłaszcza w małych firmach, gdzie jedna osoba zamawia towar, odbiera fakturę i wykonuje przelew. Jeżeli procedura jest nieformalna, łatwo pomylić kilka obowiązków: limit gotówki, rachunek z wykazu, oznaczenie faktury i obowiązkowy mechanizm płatności. Nowy próg może dać więcej elastyczności, ale nie zastąpi kontroli dokumentów.

Przy częstych zakupach od jednego kontrahenta trzeba patrzeć nie tylko na wygodę płatności, lecz także na powtarzalność transakcji. Jeśli relacja biznesowa opiera się na stałych dostawach, umowie ramowej albo zaliczkach, pojedynczy paragon lub faktura nie zawsze pokażą pełną wartość zobowiązania.

Próg 15 tys. zł przez lata stracił część realnego znaczenia. Wiele zakupów firmowych, które kiedyś mieściły się poniżej limitu, dziś przekracza go przez wzrost cen. Dotyczy to sprzętu, usług remontowych, części, pojazdów, wyposażenia i większych dostaw dla małych przedsiębiorców.

Podniesienie limitu do 25 tys. zł ma przywrócić próg bliżej realiów rynkowych. Nie jest to jednak rewolucja w obrocie gospodarczym. Raczej korekta, która zmniejsza liczbę sytuacji granicznych, ale nadal utrzymuje zasadę, że większe transakcje między firmami powinny być identyfikowalne w systemie bankowym.

Najlepszym rozwiązaniem jest prosta instrukcja płatności. Firma powinna określić, kto sprawdza wartość całej transakcji, kiedy płatność musi iść przelewem, kiedy trzeba sprawdzić rachunek kontrahenta i kiedy stosuje się split payment. Taka procedura powinna działać niezależnie od tego, czy limit wynosi 15 tys. zł, czy 25 tys. zł.

Warto też poprawić opis transakcji w dokumentach. Jeżeli faktura jest częścią większej umowy, sama jej wartość może nie wystarczyć do oceny limitu. Przy zakupach powtarzalnych, zaliczkach i umowach ramowych księgowość powinna znać pełny kontekst, zanim zaakceptuje gotówkę.

Dobrym rozwiązaniem jest zasada ostrożności: gdy wartość umowy zbliża się do progu albo trudno ustalić pełną kwotę, bezpieczniejszy jest przelew. Nawet po podniesieniu limitu płatność przez rachunek zostawia klarowny ślad i ułatwia obronę rozliczenia w razie pytań urzędu.

Właściciel firmy powinien też oddzielić wygodę operacyjną od bezpieczeństwa podatkowego. Gotówka bywa szybka, ale przelew porządkuje dowody, a przy większych zakupach dowody są często ważniejsze niż kilka minut oszczędzone przy kasie.

Podniesienie limitu płatności gotówkowych do 25 tys. zł byłoby praktyczną ulgą dla części przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy realizują zakupy o średniej wartości. Nie zmieni jednak podstawowej zasady: większe transakcje firmowe powinny być dobrze udokumentowane i możliwe do prześledzenia.

Dla biznesu najważniejsza jest data i status projektu. Do czasu wejścia nowych przepisów bezpieczny pozostaje obecny limit, a po zmianie nadal trzeba pilnować kosztów podatkowych, Białej Listy i split payment.