Firmy szukają w automatyzacji odpowiedzi na brak pracowników

W badaniu obejmującym 210 firm 63 proc. przedsiębiorstw przypisało sztucznej inteligencji, automatyzacji i robotyzacji dużą lub kluczową rolę w ograniczaniu niedoboru pracowników. Zmiany demograficzne już wpływają na działalność ponad 91 proc. uczestników ankiety. Technologia może podnosić wydajność, ale nie zastąpi wszystkich fachowców i nie rozwiąże sama problemu starzenia się załóg.

Ponad dziewięć na dziesięć przedsiębiorstw uczestniczących w badaniu wskazało, że zmiany struktury ludności mają już wpływ na ich działalność. Najczęściej pojawiają się niedobory określonych kompetencji, trudności z rekrutacją i wzrost kosztów pracy. Problem nie ogranicza się do liczby kandydatów. W wielu miejscach wraz z odejściem doświadczonych pracowników znika wiedza o procesach, klientach i obsłudze maszyn.

Wynik ankiety nie oznacza, że dokładnie taki sam odsetek wszystkich firm w Polsce ma identyczne doświadczenia. Badanie obejmowało 210 przedsiębiorstw, a bez pełnej informacji o doborze próby nie należy traktować go jak reprezentatywnego spisu gospodarki. Pokazuje jednak wyraźny kierunek decyzji podejmowanych przez uczestników: poszukiwanie sposobu na utrzymanie produkcji i usług przy trudniejszym dostępie do ludzi.

Aż 63 proc. ankietowanych uznało rolę AI, automatyzacji i robotyzacji w ograniczaniu niedoboru pracowników za dużą lub kluczową. Łącznie ponad 93 proc. widzi dla tych narzędzi jakiekolwiek znaczenie. W praktyce chodzi o różne zastosowania: robot może przejąć powtarzalny etap produkcji, a system AI pomagać w analizie dokumentów, planowaniu zadań lub obsłudze prostych zapytań klientów.

Te rozwiązania nie są zamienne. Robot na hali wymaga inwestycji w sprzęt, integracji z linią i serwisu. Oprogramowanie AI może być wdrożone szybciej, lecz potrzebuje dobrej jakości danych, kontroli błędów i ochrony informacji. Firma, która kupi licencję bez zmiany procesu pracy, może nie uzyskać oszczędności. Celem powinno być rozwiązanie konkretnego problemu kadrowego, a nie samo wykazanie wydatków na nową technologię.

W ankiecie szczególnie mocno znaczenie technologii podkreślały przedsiębiorstwa finansowe i ubezpieczeniowe. W przemyśle prawie trzy czwarte badanych firm przypisało automatyzacji, AI i robotom dużą rolę w ograniczaniu braków kadrowych. Powód jest inny w każdym sektorze. Bank może automatyzować analizę prostych dokumentów, natomiast zakład produkcyjny potrzebuje stabilnej pracy linii mimo trudności z zatrudnieniem operatorów.

Wdrożenie nie usuwa jednak potrzeby zatrudniania ludzi. Maszyny trzeba projektować, konserwować i nadzorować, a wyniki systemów cyfrowych sprawdzać. Szczególnie trudno zastąpić pracę wymagającą odpowiedzialności, kontaktu z pacjentem albo działania w nieprzewidywalnych warunkach. Dlatego realnym skutkiem automatyzacji może być zmiana struktury zadań i kwalifikacji, a nie proste zmniejszenie całej załogi.

Nieco ponad 31 proc. badanych przedsiębiorstw już zatrudnia cudzoziemców. W przemyśle robi to około połowa uczestników ankiety, a w budownictwie 46 proc. Z kolei 20 proc. firm uznało pozyskiwanie i utrzymanie pracowników z zagranicy za czynnik o dużym lub kluczowym znaczeniu dla rozwoju w najbliższej dekadzie. Tego ostatniego wyniku nie należy bezpośrednio porównywać z odsetkiem 63 proc. dotyczącym roli technologii w ograniczaniu niedoborów: pytania odnoszą się do innych aspektów i okresów.

W praktyce robotyzacja i migracja mogą się uzupełniać. Automatyzacja części czynności pozwala pracownikom skupić się na bardziej złożonych zadaniach, a zatrudnienie ludzi z zagranicy może utrzymać działanie miejsc, których nie da się szybko zmechanizować. O wyborze decydują dostępność kwalifikacji, koszt inwestycji, procedury legalizacji pracy i czas potrzebny na szkolenie zespołu. Jedna recepta dla wszystkich branż byłaby myląca.

Tylko około połowa firm w ankiecie wymieniła podnoszenie kwalifikacji i przekwalifikowanie pracowników wśród sposobów łagodzenia zmian demograficznych. To słaby punkt strategii opierającej się na technologii. Bez umiejętności obsługi i oceny wyników systemów AI nowy sprzęt może zwiększyć zależność od nielicznej grupy specjalistów zamiast zmniejszyć ryzyko braków kadrowych.

Przedsiębiorstwo powinno najpierw wskazać stanowiska, na których odejście pracownika zatrzyma proces lub spowoduje utratę wiedzy. Następnie warto udokumentować zadania, przeszkolić zastępców i dopiero wybrać czynności nadające się do automatyzacji. Takie podejście ułatwia ocenę kosztu wdrożenia i ogranicza ryzyko, że firma kupi narzędzie niedopasowane do swojej rzeczywistej pracy.

W Polsce stopniowo maleje udział osób w najbardziej mobilnych grupach wieku produkcyjnego. Dla firm oznacza to mniejszą liczbę kandydatów gotowych szybko zmienić miejsce pracy i rosnące znaczenie utrzymania doświadczonych zespołów. Niedobory nie będą jednak równe w całej gospodarce. Mogą silniej dotykać techników, fachowców, kierowców i wybranych specjalistów niż niektórych zawodów biurowych.

We wrześniowym badaniu koniunktury ponad połowa przedsiębiorstw wskazała niedostępność pracowników jako barierę działania. To bieżący sygnał rynkowy, który nie zastępuje prognoz demograficznych. Łącznie oba rodzaje danych sugerują potrzebę planowania na kilku poziomach: bieżącej rekrutacji, utrzymania pracowników, transferu wiedzy i inwestycji podnoszących produktywność. Skupienie się wyłącznie na jednym z nich zostawi firmę podatną na kolejne odejścia.

Pierwszy krok to pomiar czasu i kosztu konkretnego procesu. Trzeba uwzględnić liczbę błędów, przestoje, potrzeby klientów i ryzyko utraty pracownika z ważną wiedzą. Następnie można porównać koszt narzędzia z kosztem szkolenia, dodatkowego zatrudnienia lub zmiany organizacji pracy. W przypadku AI warto przewidzieć etap próbny, ludzką kontrolę wyniku i zasadę ochrony danych firmowych.

Ważny jest też wpływ na pracowników. Jeśli nowe rozwiązanie zmienia obowiązki, zespół powinien wiedzieć, które zadania przejmie system, kto odpowiada za błąd i jakie kompetencje będą potrzebne. Przejrzysta komunikacja zmniejsza opór i pozwala wcześnie wychwycić problemy, których nie widać w arkuszu kalkulacyjnym. Efekt należy oceniać po wdrożeniu, a nie wyłącznie na podstawie obietnic dostawcy.

Firmy objęte badaniem coraz częściej widzą w automatyzacji sposób na utrzymanie działalności przy niedoborze pracowników. Deklaracja 63 proc. przedsiębiorstw mówi o dużej roli technologii, nie o gotowym zastąpieniu ludzi przez AI i roboty.

Najtrwalszą odpowiedź daje połączenie inwestycji z przekazywaniem wiedzy, szkoleniami i dobrze zaplanowaną rekrutacją. O wyborze narzędzia powinny decydować mierzalny problem i rzeczywisty efekt, a nie moda na automatyzację.